Beleidsplan
Strategie & BeleidVentoux3 heeft tot doel zo veel mogelijk geld in te zamelen voor hersentumoronderzoek. Dit doen wij primair door het organiseren van het evenement Ventoux3.
In het kader van het evenement werven deelnemers en organisatie sponsorgelden.
Het evenementHet evenement Ventoux3 vindt plaats op Mont Ventoux. Ventoux3 is primair een fietsevenement, maar ook (hard)lopers en steppers zijn welkom als deelnemer.
We zetten ons in om de volgende doelen te bereiken tijdens de dagen op en rond de berg:
- Veiligheid gaat voor ons boven alles. Doel is 0 ongevallen, en voor de gevallen dat er toch iets gebeurt willen we een medische ondersteuning bieden die beter is dan de wettelijke vereisten.
- Het evenement kenmerkt zich door een grote betrokkenheid en saamhorigheidsgevoel. Deelnemers, vrijwilligers en supporters zijn gedurende 2 dagen 1 groep.
- Ventoux3 is een positief evenement. Eenieders prestatie is groot, ons doel (perspectief voor mensen met een hersentumor) is meer dan positief. Voor de duidelijkheid: veel deelnemers, vrijwilligers en supporters hebben verdrietige moment tijdens Ventoux3. Daar is natuurlijk óók ruimte voor.
- Ventoux3 staat stil bij grote en kleine gebeurtenissen. Elke deelnemer heeft een verhaal. Dat kan een groot verhaal zijn (met een hersentumor geconfronteerd worden bijvoorbeeld) of een klein verhaal (het verkopen van je knuffels voor het goede doel). Die verhalen maken ons evenement!
- Ventoux3 hecht aan goede banden met de lokale bevolking en de lokale gezagsdragers. We zijn te gast op en om de Mont Ventoux en zullen ons als dusdanig gedragen. Op die manier kan ons evenement nog lang én met lokale steun plaatsvinden.
- Het milieu dient gespaard te worden; We laten de berg schoner achter dan we hem aantreffen.
Marketing/communicatieVoor het succes van Ventoux3 is het belangrijk dat er (voor zover dat past binnen de doelstellingen van het evenement) zoveel mogelijk deelnemers aan ons evenement meedoen.
Dit bevorderen we natuurlijk door het organiseren van een zo mooi mogelijk evenement met een hoog percentage meervoudige deelnemers én deelnemers die via andere deelnemers bij ons terechtkomen.
Daarnaast is het van belang om ook goed te communiceren.
Dit doen we via:
- Social media
- Onze website: www.ventoux3.org
- Flyers/posters op goede locaties
- Het organiseren van bijeenkomsten waarmee we mensen kunnen bereiken
Social mediaVentoux3 is vindbaar op Facebook (ventoux3nl), Linkedin (Stichting Ventoux3) en Instagram (@Ventoux3).
In het huidige landschap is Facebook voor ons het belangrijkste platform. We schatten in dat op Instagram voor ons de meeste winst is te behalen.
We achten het dan ook cruciaal om die beide platforms zo goed mogelijk te gebruiken.
Bij Facebook richten we ons op de onderwerpen die worden genoemd onder ‘evenement’, op ons goede doel (het Hersentumorfonds) en zetten we in op mobiliseren van Ventoux3-ers (middels calls to action).
Het gebruik van goede foto’s, korte teksten en het (beperkt) toepassen van Facebook Ads zijn hierbij belangrijke tools.
Op Instagram kunnen we ons verder ontwikkelen.
Hierop is het gebruik van goede foto’s, heel beperkte hoeveelheden tekst en het gebruik van de juiste hashtags belangrijk.
WebsiteOnze website kenmerkt zich door een strak en persoonlijk design.
Het is belangrijk dat sponsoren gemakkelijk een bijdrage kunnen doen, en dat deelnemers in 1 oogopslag kunnen zien hoe ze/we ervoor staan.
Voor sponsoren is het donatieproces eenvoudig en op meerdere manieren te starten.
De stand van zaken kan makkelijk worden ingezien via de homepage (met daarin klassementen, totaal aantal inschrijvingen en totaal aantal donaties) en via de eigen actiepagina’s.
Met betrekking tot de website zetten we in op regelmatige vernieuwing, zowel waar het gaat om gebruikte foto’s, om de inhoud van de site en het plaatsen van nieuwsberichten.
Dit houdt het ‘spannend’ om onze site te bezoeken én draagt bij aan vindbaarheid op zoekmachines zoals Google en Bing.
Flyers/postersVentoux3 verspreidt (ook via deelnemers) flyers en posters in heel Nederland.
Typische locaties om deze materialen neer te leggen/op te hangen zijn ziekenhuizen, sportscholen, supermarkten en fietsenwinkels.
Met onze betrekkelijk lage naamsbekendheid kunnen we op deze manier potentiele deelnemers en/of sponsors bereiken (mensen die zelf/in hun omgeving te maken hebben met een hersentumor, of mensen die graag eens Mont Ventoux zouden willen beklimmen.
Het organiseren van bijeenkomstenVentoux3 organiseert van tijd tot tijd bijeenkomsten die tot doel hebben deelnemers te verwerven of de naamsbekendheid te vergroten.
Deze activiteiten verschillen van aard en zijn gebaseerd op ad-hoc ideëen.
KernboodschapVentoux3 heeft voor haar communicatie 2 kernboodschappen geformuleerd.
Een groot deel van onze uitingen bevat (één van) deze boodschappen of is eraan te linken.
- Hersentumoren zijn ongeneeslijk. Ventoux3 wil mensen die ermee te maken hebben perspectief bieden. Er zijn ideëen genoeg: het ontbreekt slechts aan financiering.
- Ventoux3 is een prachtig evenement op een prachtige berg. Als je deelneemt beleef je de mooiste dag van het jaar!
Te verwachten werkzaamheden van Stichting Ventoux3Stichting Ventoux3 organiseert jaarlijks haar evenement in september.
Om dit evenement te organiseren dienen de volgende werkzaamheden door het bestuur te worden uitgevoerd of gecoördineerd:
- Het werven van deelnemers.
- Het werven van vrijwilligers (>30 vrijwilligers met verschillend profiel).
- Het verkrijgen van het juiste materieel, materiaal en de benodigde voedingsmiddelen.
- Het onderhouden van de website waardoor donaties kunnen worden ontvangen.
- Communiceren met deelnemers.
- Communiceren met een breder publiek, bijvoorbeeld over de bestemming van de ingezamelde gelden.
- Het uitvoeren van het financiële beleid.
Werving van sporsorgeldenWerving van sponsorgelden wordt voor het overgrote deel (in de praktijk voor meer dan 90%) gedaan door de deelnemers aan ons evenement.
Zij committeren zich bij inschrijving aan het inzamelen van minstens € 750,- voor hersenentumoronderzoek.
Een tweede bron van inkomsten betreffen de donaties die Ventoux3 van bedrijven krijgt die ons ondersteunen.
Die bedrijven zijn herkenbaar aan hun zichtbaarheid op het shirt van Ventoux3.
De kosten voor het organiseren van het evenement worden volledig door het inschrijfgeld gedekt.
BestuurssamenstellingHet bestuur van Ventoux3 wordt gevormd door minimaal een voorzitter en een penningmeester.
Wij streven naar een bestuur van minimaal 4 en maximaal 7 personen.
Het huidige bestuur bestaat uit de volgende 5 personen:
- Bas voor den Dag - voorzitter (sinds 2012)
- Ger Lardenoije - penningmeester (sinds 2014)
- Marina Laboyrie - lid (sinds 2015)
- Kristian van Gemerden - lid (sinds 2017)
- Martijn van Setten - lid (sinds 2022)
BeloningsbeleidVentoux3 beloont haar bestuurders niet voor hun werkzaamheden.
Bestuurders hebben recht op een vergoeding voor gemaakte kosten, maar hiervan maakt geen van de zittende bestuurders gebruik waar het gaat om kosten voor eten, drinken, reis- en verblijfskosten (zowel door het jaar heen als voor de reis naar Mont Ventoux).
Ventoux3 heeft geen winstoogmerk.
Onder ‘financiële verantwoording’ wordt uiteengezet hoe om wordt gegaan moet mogelijke overschotten die bij de organisatie van het evenement kunnen ontstaan.
Er zijn geen voornemens om bovenstaand beleid te wijzigen.
